Goals and Principles

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Das wichtigste Wissen in einer Organisation sind die Organisationsprozesse. Diese werden im Qualitätsmanagement betrachtet. Hauptbestandteil eines Qualitätsmanagementsystems ist eine Standardisierung der Prozesse um ein Ergebnis mit dieser definierten Qualität zu erreichen. Diese Standardisierung erreicht man durch Dokumentation, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und ständiger Verbesserung.

Bei den Punkten Verwirklichung und Aufrechterhaltung kann ein Wiki nur passiv dienlich sein, indem es eine umfangreiche, aktuelle und vor allem verständliche Dokumentation ist. Dokumentation und Verbesserung

The most important knowledge in an organization is related to the organizational processes. These are considered in the context of quality management. The main component of a quality management system is a standardization of the processes to achieve a result with this defined quality. This standardization is achieved through documentation, implementation, maintenance and continuous improvement.

In terms of realization and maintenance, a wiki can only be of passive help by serving as comprehensive, up-to-date and, above all, comprehensible documentation.

Documentation and improvement

Wiki als as QM -Systemsystem

Betrachtet man die Anforderungen an eine Dokumentation mit der Möglichkeit zu ständigen und auch zeitnahen Verbesserung ist ein Wiki ideal. Die Dokumentation ist die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung, mit dokumentierendem Text, Bildern und Zeichnungen. Das alles kann in einem Wiki dargestellt werden. Auch multimediale Inhalte lassen sich leicht einbinden.

Zugänglichkeit der Prozessbeschreibungen

If you consider the requirements for documentation with the possibility of constant and timely improvement, a wiki is ideal. Documentation makes the information available for further use through text, images and drawings. All this can be represented in a wiki. Even multimedia content can be easily integrated.

Accessibility of process descriptions

Die Prozessbeschreibung sollte möglichst ausführlich aber auch leicht zugänglich sein. Hier hat ein Wiki wieder wesentlich bessere Eigenschaften als vergleichbare Systeme, da mit der digitalen Technologie schier unendlicher Speicherplatz vorhanden ist. Das Wiki ermöglicht dem Nutzer mit seiner Einzelseitenstruktur das Erfassen von kleinen segmentierten Informationsteilen, die sich dann durch Kategorisierung und vor allem Verlinkung in das ganze System einbetten.

Kontinuierliche Verbesserung

The process description should be as detailed as possible, but also easily accessible. Here a wiki again has much better properties than comparable systems, since there is almost infinite storage space with digital technology. With its single-page structure, the wiki enables users to capture small, segmented pieces of information that are embedded in the entire system through categorization and, above all, linking.

Continuous improvement

Auch der Anforderung an die ständige Verbesserung wird ein Wiki gerecht. Einzelne Prozessbeschreibungen können schnell um strategische oder operative Zusätze ergänzt oder zur Verbesserungen verändert werden.

Verbesserung des Projektmanagements

The requirement for continuous improvement is also met by a wiki. Individual process descriptions can be quickly supplemented with strategic or operational additions or changed for improvement.

Improvement of project management

Im Projektmanagement werden nun die Vorgaben und Prozesse des strategischen Managements, auf das jeweilige Projekt angepasst, angewandt.

Die allgemeine Definition und Konzeption sowie die konkrete Planung stellen nun einen idealen Projektplan auf. Dabei werden Ressourcen, finanzielle Mittel, Zeiten und vor allem interne (z.B. Abteilungsfreigaben) und externe (z.B. Vorarbeiten durch Fremdfirmen) Schnittstellen festgelegt.

Die Kunst des Projektmanagements ist es nun das Projekt durch Nachsteuern, also durch kleine Planänderungen, am kritischen Weg zu halten. Diese Planänderungen müssen aber immer in einem Kontext zu deren Abhängigkeiten erfolgen.

Eine Projektwiki hat nun den Vorteil:

• Abhängigkeiten können frei und universal (kein extra System für Zeit und Geld) beschrieben werden
• dass das gesamte Team Änderungen verfolgen und seine eigene Schritte darauf abstimmen kann
• Änderungen können schnell transparent und nachvollziehbar gemacht werden 
• dass jeweils eine aktuelle Dokumentation vorliegt.

Außerdem hat man am Schluss des Projekts automatisch eine komplette Dokumentation für spätere Projekte. Im Idealfall fließen alle Erfahrungen des Projekts in die strategische Prozessdefinition ein.

Es gibt natürlich auch spezielle Projektmanagementsoftware die bestimmte spezielle Funktionen (z.B. Zeitmanagement, Personal) besser übernimmt. Allerdings steht diese immer solitär im Raum und kann alle anderen Abläufe nicht darstellen. Die strikte Vorgabe von Datenströmen und Formaten erhöht zwar die Geschwindigkeit kann aber nicht flexibel auf Projektspezifika eingehenIn project management, the requirements and processes of strategic management are applied (adapted to the respective project).

With the general definition and conception as well as the concrete planning, you now have an ideal project plan. This way, resources, finances, times and internal (for example departmental releases) and external (for example preparatory work by external companies) interfaces are defined.

The art of project management now lies in keeping the project on the critical path through adjustments, which means through small changes in the plan. However, these plan changes must always be made in the context of their dependencies.

A project wiki now has the following advantage:

• Dependencies can be described freely and universally (no extra system for time and money)
• The entire team can track changes and fine-tune their own steps
• Changes can quickly be made transparent and traceable
• In each case, up-to-date documentation is available

In addition, at the end of the project you automatically have complete documentation for later projects. Ideally, all project experience is incorporated into the strategic process definition.

Of course, there is also special project management software that better handles certain special functions (for example, time management, personnel). However, this software always operates in isolation and cannot represent all other processes. The strict specification of data streams and formats increases the speed but cannot respond flexibly to project specifics.